Profissional da saúde - O que acontece quando você erra os dados do paciente na emissão da nota fiscal?

Se você é um profissional da saúde — médico, dentista, psicólogo, fisioterapeuta ou outro prestador de serviço, sabe que emitir nota fiscal é uma obrigação legal e também uma demonstração de profissionalismo e transparência com seus pacientes.

Mas, e quando, por descuido ou falta de atenção, você emite a nota fiscal com os dados do paciente incorretos? Muitas vezes parece “só um detalhe”, mas esse erro pode gerar uma série de problemas para você e para o paciente.

A nota fiscal é um documento fiscal oficial que serve para comprovar o serviço prestado e o pagamento efetuado. Ela pode ser utilizada pelo paciente para: solicitar reembolso no plano de saúde; declarar despesas médicas no imposto de renda; e comprovar o atendimento em processos judiciais ou administrativos.

Ou seja, se os dados estiverem errados, a nota pode ser rejeitada pelo convênio, o reembolso pode ser negado e o paciente pode ter problemas na declaração do imposto de renda.

Quando há erro nos dados da nota fiscal, o prestador também pode enfrentar problemas como:

• Retrabalho: é necessário cancelar ou corrigir a nota fiscal e emitir outra, dentro do prazo legal permitido pelo município.

• Multas: em alguns casos, se a nota fiscal não for corrigida ou cancelada dentro do prazo, podem ser aplicadas multas por emissão incorreta.

• Problemas com o fisco: se houver inconsistências frequentes nas notas fiscais, isso pode chamar a atenção da fiscalização, que pode solicitar esclarecimentos.

• Perda de credibilidade: erros constantes passam a imagem de descuido e podem afetar sua reputação no mercado.

E, se o erro só for percebido depois do prazo para cancelamento ou correção, a situação se complica ainda mais, pois será necessário abrir um processo administrativo junto à prefeitura, que pode ser demorado e burocrático, ou emitir uma nova nota e arcar com os impostos de ambas. Isso gera custos extras, desgaste com o paciente — que pode ficar sem reembolso ou enfrentar problemas no imposto de renda — e aumenta o risco de autuações fiscais caso o erro não seja regularizado. Por isso, é fundamental conferir todos os dados antes de finalizar a emissão e, ao menor sinal de erro, agir imediatamente.

Para evitar esses erros, o ideal é sempre pedir os dados completos do paciente e revisá-los antes da emissão. Também é recomendável utilizar sistemas que integrem agendamento, prontuário e faturamento para reduzir o risco de falhas, além de treinar a equipe para que todos saibam a importância de conferir as informações.

E conte com a ajuda de uma assessoria contábil que entenda as particularidades da sua área, pois isso faz toda a diferença.

Se tiver dúvidas sobre como corrigir uma nota fiscal ou quiser organizar melhor a emissão das suas notas, fale conosco! Nossa equipe está pronta para ajudar você a trabalhar com mais tranquilidade e segurança. É só clicar aqui.